Elektronikus számlázás és számlázási rendszerek fontosabb jogszabályi változásai

elektronikus számlázás

A számla egy szigorú számadású bizonylat, amely a gazdasági események egyik alapdokumentuma. Ebből kifolyólag számos jogszabályi követelményeknek kell megfelelnie.  A helyzetet nehezíti, amennyiben elektronikus számlát szeretne egy társaság kiállítani, vagy a papíralapon kiállított számlákat elektronikusan szeretné megőrizni.

 

Az elektronikus számlázás szabályozásában az alapelvek nem változtak, vagyis:

  • Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható.
  • Az elektronikus úton kibocsátott számlának ugyanazon adattartalommal kell rendelkeznie, mint a papíron kibocsátottnak (adattartalom sértetlensége)
  • a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak. A fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik (olvashatóság biztosítása)

Adatközlési kötelezettség
A hiteles elektronikus számla adóellenőrzés számára történő rendelkezésre bocsátása nem új követelmény. Változás ezen a téren az, hogy nem kizárólag az elektronikus számlára, hanem az elektronikus formában megőrzött számlákra is kiterjesztette a jogszabály alkotó ezt a fajta kötelezettséget. Így például a papíralapon előállított, azonban a kibocsátónál elektronikusan őrzött számlákról (elektronikus másodpéldány) szintén szükség lehet adatközlésre.

A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szabályozza az adatközlés formátumát és bizonyos esetben a struktúráját is. Az adatközlés formátuma amennyiben XML fájlformátumú az elektronikusan megőrzött számla, akkor a rendelet melléklete szerinti struktúrában előállított XML fájl lehet csak. Amennyiben más fájlformátumban (pl. PDF, TIF stb.) történik meg az elektronikus számla vagy az elektronikus másodpéldány megőrzése, akkor XML vagy PDF fájlformátumban lehet az adatközlési kötelezettségnek megfelelni.

Bejelentési kötelezettség teljesítése
2014. október 1-től alapkövetelmény a bejelentési kötelezettség, tehát a számlázó program adatait, a fejlesztőknek, értékesítőknek az adatait, valamint a használatba vételi időpontot be kell jelenteni az adóhivatal felé.  Az adózónak minden számlázó programot be kell jelentenie, melyet 2014. október 1-jét követően használ vagy használatba vesz. Bejelentési határidő 30 nap. Egy számlázó program esetében az első használatba vétel időpontja megegyezik az első számla kiállításának dátumával.
A bejelentést minden esetben a számla kibocsátására kötelezettnek kell megtennie. Ez abban az esetben is igaz, amennyiben a számlát megbízási szerződés alapján más társaság állítja elő. A bejelentési kötelezettség teljesítésével a kötelezett mást is meghatalmazhat.

Adatexport
A 2016. január 1-én hatályba lépő szabályozás lényegi eleme az adatexport struktúrájának meghatározása. Ez a struktúra egy XML alapú struktúrát takar, mely a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet mellékletét képezi.

Az adatexport alapvetően a számlázási rendszerben tárolt adatok egységes szerkezetben történő kinyerését jelenti. A struktúra tartalmazza a számla kötelező tartalmi elemeit, valamint olyan elemeket is, melyek kizárólag egy-egy gazdasági esemény típusnál értelmezhetőek.

Számlázó program dokumentációja
Számlázó program felhasználói dokumentációval minden felhasználónak rendelkeznie szükséges, függetlenül attól, hogy vásárolta, vagy internetről töltötte le térítésmentesen az adott programot.

A dokumentációnak tartalmaznia kell a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, és a program valamennyi funkciójának ismertetését. Fontos előírás, hogy a program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre. Ezzel a dokumentációt nagyobb körültekintéssel kell összeállítaniuk a fejlesztőknek. Szintén a dokumentáció kiemeltebb szerepét jelzi az is, hogy a funkciómódosítást leíró kiegészítő, vagy módosító dokumentációt is kell készítenie a fejlesztőnek és ezt a vevő rendelkezésére kell bocsátani. Az adóalany számára a dokumentációra, valamint annak kiegészítéseire vonatkozóan iratmegőrzési kötelezettséget ír elő a jogszabály.

Összegzés
Alapvető tény, hogy az adózási szabályozások időszakonként változnak. Az elektronikus számlázás esetében ez teljes mértékben érthető is, hiszen technológiailag is teljesen más szinten állunk, mint bő tíz évvel ezelőtt. Az elektronikus számlázás technikája egyre inkább kikristályosodott, és lehet látni azt az utat, mely alapján egységes számlázási rendszerek tudnak megjelenni. Ebbe az irányba mutat az adatközlési kötelezettség változása, valamint az adatexport funkció.

A számlázási rendszerekkel kapcsolatban általános elvárásként fogalmazódik meg az adóhivatal felé történő adatátadás. Ennek technikája jelenleg kizárólag ellenőrzésre korlátozódik és egyedi adatkérést jelent. Ugyanakkor a technikát tovább gondolva könnyű látni, hova vezethet ez a folyamat. Egyértelműen a fő célt az adóhivatali online adatkapcsolat kialakítása jelenti a számláknál is. A kérdés jelenleg inkább a bevezetés időpontja, valamint annak technikája.
 

 

forrás: NAV Kiemelt Adózók Adóigazgatósága